Thành công của việc cải cách thủ tục hành chính trước hết là việc sử dụng phần mềm quản lý công văn của sở (mạng công văn nội bộ). Quản lý công văn đi, đến, lưu chuyển nội bộ bao gồm: văn bản giấy, fax, e-mail. Nội dung quản lý bao gồm: quản lý, lưu trữ công văn theo số, ngày công văn, loại công văn, nội dung trích yếu, người gửi, người nhận ...; quản lý, lưu trữ nội dung văn bản dưới dạng file text, tìm kiếm tra cứu nhanh theo các thông tin đã cập nhật; quản lý, lưu trữ hồ sơ theo tập hợp các công văn và các văn bản có liên quan với nhau.

Công văn đến: Được đánh số tự động, ghi sổ, và lưu trữ dưới dạng file text để lưu trữ, sau đó được chuyển đến người có thẩm quyền để giải quyết (Có thể chuyển nhiều lần, sau mỗi lần các ý kiến giải quyết liên quan đều được gửi kèm theo).

Công văn đi: được chuyên viên soạn thảo trên máy vi tính cá nhân, sau đó (thông qua phần mềm quản lý công văn đi đến) trình các cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt và cấp số cho phát hành. Toàn bộ quá trình xử lý đều thực hiện trên máy tính, quản lý quá trình lưu chuyển công văn, mỗi một nơi nhận (Phòng ban – Người sử dụng chương trình) sẽ được coi như một user việc lưu chuyển công văn giữa các user. Khi một người sử dụng truy cập vào user của mình thì các văn bản được chuyển đến sẽ hiển thị để chờ xử lý. Quá trình lưu chuyển công văn được thực hiện hoàn toàn qua mạng máy tính nội bộ. Đến nay qua từng bước phát triển và đi vào hoạt động, mạng công văn nội bộ đã được nâng cấp lên nhiều so với thời gian đầu.

Ngoài việc cung cấp phương tiện xây dựng hệ thống lưu trữ công văn đi và đến theo từng hồ sơ, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng, khoa học, phần mềm quản lý công văn được tích hợp thêm một số phương tiện hỗ trợ khác như: quản lý cán bộ, quản lý đề tài, lịch công tác, tra cứu hồ sơ…

Tuy nhiên, nỗ lực cải cách hành chính được xác định phải gắn với yếu tố trọng tâm là đào tạo đội ngũ cán bộ công chức có phẩm chất đạo đức, có năng lực chuyên môn. Do đó, một trong những yêu cầu tuyển công chức của Sở KH&CN là cán bộ phải nắm vững tin học căn bản. 

Ngoài việc tự học tập tin học, Sở đã tổ chức tập huấn sử dụng mạng công văn nội bộ tới toàn thể cán bộ công chức trong đơn vị. Tất cả công việc trao đổi qua mạng công văn nội bộ đều được giải quyết nhanh chóng, còn trình bằng văn bản sẽ phải chờ đợi lâu hơn. Người biết chỉ người chưa biết, người vào trước giúp đỡ người vào sau học hỏi. Đến bây giờ, tất cả cán bộ công chức của Sở, kể cả những người thuộc diện lớn tuổi cho đến cán bộ trẻ đều sử dụng máy vi tính một cách thành thạo, căn bản. Mọi hoạt động như công tác quản lý công văn, giấy tờ, trao đổi công việc, điều hành công việc… đều được thực hiện qua mạng công văn nội bộ.

Để tiếp tục xây dựng nền hành chính công, trong thời gian tới, Sở Khoa học & Công nghệ Yên Bái áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO luôn gắn với ứng dụng công nghệ thông tin, đây là chìa khoá để vận hành một cách có hiệu quả. Theo ý tưởng đó, Sở đã tập trung nghiên cứu cụ thể hoá chức năng và nhiệm vụ của Sở; xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000, nhằm xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng trong một cơ quan, để tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, đảm bảo công việc có chất lượng, thoả mãn nhu cầu của nhân dân và qua đó nâng cao tính chất phục vụ, gắn bó giữa Nhà nước và nhân dân.

Từng bước hiện đại hóa công tác quản lý, Sở tăng cường sử dụng CNTT vào tất cả các lĩnh vực hoạt động khoa học công nghệ. Trong thời gian tới, Sở sẽ có website riêng, nhằm mục đích phổ biến văn bản mới ban hành, thông tin về các hoạt động khoa học công nghệ trong tỉnh, trong nước và ngoài nước, mà đặc biệt website này trở thành “cổng” giao tiếp trao đổi thông tin 2 chiều giữa Sở với các đơn vị, doanh nghiệp, công ty, các cá nhân… khi có nhu cầu quan hệ về công việc.

Các dịch vụ trực tuyến sẽ được triển khai rộng rãi trên website như: chương trình đăng ký công bố tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa; công bố hàng hóa phù hợp tiêu chuẩn, quản lý trạm xăng dầu; đăng ký kiểm định các phương tiện đo trực tuyến… là một bộ phận của hệ thống quản lý của Sở nhằm góp phần giải quyết được những khó khăn của doanh nghiệp như giảm thời gian đến Sở để đăng ký của doanh nghiệp, giảm thiểu giấy tờ phải photocoppy khi hồ sơ không đạt yêu cầu. Doanh nghiệp có thể biết được các phương tiện đo của mình đã được kiểm định và thời hạn phải kiểm định lại theo quy định của nhà nước; nhận biết được các sản phẩm hàng hóa đã thực hiện công bố tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa và công bố hàng hóa phù hợp tiêu chuẩn của tất cả các doanh nghiệp sản xuất trên địa bàn tỉnh.

Nguyễn Văn Quyền