Theo Quyết định 346/QĐ-BHXH, Quy chế quy định việc quản lý, cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT trong toàn ngành BHXH Việt Nam và cập nhật biến động người tham gia theo cơ sở dữ liệu hộ gia đình.

Quy chế, quy trình cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT được quy định cụ thể ba bước, gồm: Tìm kiếm, cập nhập và kiểm duyệt.

Trong đó, với bước tìm kiếm sẽ có trường hợp tìm kiếm người tham gia trong cùng hộ gia đình. Theo đó, nếu tồn tại người trùng bộ thông tin định danh và xác định, xác minh là một người thì không thực hiện cấp mã số BHXH. Còn trường hợp, nếu tồn tại người không trùng khớp bộ thông tin định danh (sai 1 trong số các thông tin định danh) và chưa đồng bộ thì tiến hành xác minh. Trường hợp là một người thì thực hiện điều chỉnh thông tin cá nhân theo mẫu 01-BD hoặc phụ lục kèm theo mẫu TK1-TS.

Đối với bước tìm kiếm người tham gia khác hộ gia đình, quy chế quy định, cán bộ thực hiện tìm kiếm người tham gia trên toàn quốc lần lượt theo các bộ chỉ tiêu: tìm kiếm theo Bộ thông tin định danh trên toàn quốc; tìm kiếm theo CMND/ hộ chiếu/thẻ căn cước công dân trên toàn quốc; tìm kiếm theo mã tỉnh khai sinh, họ và tên, năm sinh trên toàn quốc; tìm kiếm theo họ và tên, năm sinh trên mã tỉnh hộ khẩu/trên toàn quốc.

Về bước cập nhật, theo quy chế, trường hợp tìm thấy người trùng bộ thông tin định danh, nếu xác minh là một người thì không thực hiện cấp Mã số BHXH, còn nếu xác minh là hai người khác nhau thì cán bộ nhập liệu bổ sung thông tin, chuyển về Trung tâm Công nghệ thông tin cấp mã số BHXH; trường hợp chưa đồng bộ với phần mềm TST thì thực hiện điều chỉnh thông tin cá nhân theo mẫu 01-BD hoặc mẫu TK1-TS; trường hợp đã đồng bộ với phần mềm TST thì chuyển trả hồ sơ cho UBND xã hoặc đơn vị sử dụng lao động để xác minh và đề nghị hoàn thiện hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia; trường hợp không tìm thấy, cán bộ nhập liệu cập nhật thông tin người tham gia chuyển đề nghị Tổ kiểm soát duyệt cấp mã số BHXH.

Đối với bước phê duyệt, theo quy chế, cán bộ kiểm soát thực hiện xác minh, kiểm tra thông tin người tham gia đối với đề nghị của cán bộ nhập liệu. Trường hợp dữ liệu hợp lệ thì phê duyệt, trường hợp dữ liệu không hợp lệ thì không phê duyệt kèm lý do không phê duyệt.

Ngoài ra, theo quy chế, cán bộ kiểm soát ghi Mã số BHXH của người tham gia được duyệt, cấp mới vào danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02- TS), danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS), danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS) ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH để thực hiện các nghiệp vụ phát sinh.

Theo BHXH Việt Nam, Quyết định 346/QĐ-BHXH có hiệu lực từ ngày 1/4/2019.