Để đạt được kết quả đó, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh luôn nắm bắt những khó khăn, vướng mắc trong quá trình giải quyết, xử lý hồ sơ để kịp thời có những biện pháp khắc phục, đẩy nhanh tiến độ giải quyết thủ tục hành chính, trong đó phải kể đến việc thay đổi hình thức luân chuyển hồ sơ truyền thống qua đường bưu điện, gửi xe khách hoặc cán bộ gửi trực tiếp bằng phương thức scan hồ sơ gửi qua thư điện tử.

Với địa bàn rộng gồm 9 đơn vị hành chính cấp huyện tương đương với 9 chi nhánh nên việc luân chuyển hồ sơ và gửi kết quả về cấp huyện rất khó khăn. Thời gian đầu mới thành lập hệ thống Văn phòng Đăng ký đất đai một cấp, việc luân chuyển hồ sơ được thực hiện thủ công qua việc cán bộ các chi nhánh tại các địa bàn gần Văn phòng trung tâm có khoảng cách gần như thành phố Yên Bái, Trấn Yên, Yên Bình được chuyển hồ sơ trực tiếp; các chi nhánh còn lại chuyển hồ sơ qua xe khách hoặc chuyển qua đường bưu điện. 

Việc luân chuyển hồ sơ theo các hình thức này tiềm ẩn nhiều rủi ro, hồ sơ có thể bị mất hoặc thất lạc, mà việc thất lạc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất kéo theo nhiều hệ lụy trong việc giải quyết sự vụ (tuy nhiên, chưa có trường hợp nào xảy ra). Mặt khác, hình thức luân chuyển này còn mất nhiều thời gian vì phải phân công cán bộ đi gửi và cán bộ nhận hồ sơ, đối soát với nhà xe hoặc bưu tá và tốn kém về tài chính.

Từ những bất cập đó, Ban Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh cùng các phòng chuyên môn đã thống nhất đưa ra giải pháp tạm thời trong khi chưa vận hành cơ sở dữ liệu đất đai, theo đó một số huyện sẽ thực hiện scan hồ sơ và gửi qua email, không luân chuyển hồ sơ theo các hình thức truyền thống; đồng thời, ký kết thỏa thuận hợp tác với Bưu điện tỉnh để chuyển kết quả giải quyết về chi nhánh. 

Bà Nguyễn Thị Hợp - Giám đốc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Văn Yên cho biết: "Chi nhánh Văn Yên áp dụng thực hiện việc thay đổi hình thức luân chuyển hồ sơ sang scan và gửi qua Internet từ tháng 4/2022 và là chi nhánh làm điểm cho toàn tỉnh. Qua thực hiện cho thấy có rất nhiều lợi ích. 

Trước đây, việc luân chuyển hồ sơ từ huyện về tỉnh mất 2 ngày nếu chuyển bưu điện, chuyển xe khách thì mất một ngày và tiềm ẩn nguy cơ thất lạc hồ sơ. Thực hiện scan hồ sơ thì chỉ mất 5 - 10 phút một bộ hồ sơ và cũng không lo sợ việc thất lạc hồ sơ, đồng thời giảm chi phí vận chuyển. Hình thức này cũng giúp cho việc chỉnh sửa những thông tin nhầm lẫn, sai sót nếu có xảy ra trong hồ sơ được thuận lợi, nhanh chóng và cũng thuận tiện cho việc lưu trữ hồ sơ và khai thác khi cần đến”. 

Ông Nguyễn Xuân Hà - Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh cũng khẳng định: "Sau khi thực hiện cách thức này đã góp phần giảm công lao động cho cán bộ, giảm chi phí, đồng thời các file scan cũng được sắp xếp lưu trữ để khai thác sử dụng”. 

Bên cạnh đó, Ban Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai cũng chỉ đạo Phòng Thông tin - Lưu trữ và 4 chi nhánh gồm: thành phố Yên Bái, huyện Yên Bình, huyện Trấn Yên, huyện Văn Yên đẩy nhanh việc hoàn thiện và đưa vào vận hành cơ sở dữ liệu từ ngày 1/1/2023.

Theo chia sẻ của lãnh đạo Văn phòng Đăng ký Đất đai tỉnh, việc luân chuyển bằng hình thức gửi bản scan hồ sơ đem lại những hiệu quả tích cực, song cũng có những khó khăn trong việc thực hiện như thiết bị máy tính, máy scan, mạng Internet tại một số chi nhánh chưa được trang bị đầy đủ nên chưa thực hiện được. Do dung lượng file *.pdf có dung lượng lớn nên việc chuyển qua email và lưu trữ trên máy tính cũng gặp một số khó khăn nhất định. 

Ban Giám đốc cùng với phòng chuyên môn cũng đã thảo luận tìm giải pháp tháo gỡ và dự định đặt hàng với Viễn thông Yên Bái xây dựng phần mềm luân chuyển hồ sơ nội bộ và giám sát việc giải quyết thủ tục hành chính của hệ thống. Tuy nhiên, do tiến độ thực hiện Dự án Tăng cường quản lý đất đai và cơ sở dữ liệu đất đai (VILG) phải hoàn thành và vận hành cơ sở dữ liệu đất đai từ ngày 1/1/2023 nên tiếp tục thực hiện hình thức luân chuyển hồ sơ scan qua thư điện tử.