Với ý nghĩa vô cùng quan trọng của tài liệu lưu trữ, ngày 17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg ngày 17/9/2007 về lấy ngày 3/1 hàng năm là ngày truyền thống của ngành lưu trữ Việt Nam, lấy tên là Ngày Lưu trữ Việt Nam.

Đi lên cùng sự phát triển của ngành lưu trữ Việt Nam, công tác lưu trữ ở tỉnh Yên Bái có một thuận lợi lớn là lãnh đạo UBND tỉnh qua các thời kỳ đã luôn coi trọng việc tổ chức và quản lý hành chính của UBND, trong đó, có công tác văn thư, lưu trữ. Sự quan tâm ấy của các thế hệ lãnh đạo UBND tỉnh đã ảnh hưởng sâu sắc đến tổ chức và nếp làm việc của cơ quan chính quyền các cấp. Nhờ vậy, dù trải qua các giai đoạn lịch sử của đất nước, trong điều kiện làm việc và sinh hoạt của các cơ quan hết sức khó khăn, thiếu thốn, nhiều cơ quan, tổ chức đã làm rất tốt công tác lưu trữ tài liệu, xây dựng được các hồ sơ lưu trữ theo sự hướng dẫn chỉ đạo của cấp trên.

Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ (VTLT) bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp; UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1493/QĐ-UBND ngày 15/9/2010 về việc thành lập Chi cục VTLT tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ. Đây là bước chuyển mạnh về tổ chức làm công tác VTLT tại tỉnh.

Công tác lưu trữ từ chỗ được coi là loại công việc phục vụ, nghiệp vụ giản đơn trong văn phòng của các cơ quan, tổ chức, trở thành một hệ thống tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ quy mô toàn quốc. Chi cục VTLT tỉnh Yên Bái được giao chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu với UBND tỉnh quản lý nhà nước về VTLT của tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Từ khi thành lập đến nay, Chi cục VTLT tỉnh Yên Bái đã tiếp thu được sức mạnh của công cuộc đổi mới, nỗ lực tham gia quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, góp phần tích cực vào việc thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính đã làm tốt hơn trước nhiều việc như: Công tác quản lý nhà nước về VTLT trên địa bàn tỉnh, đã và đang được tăng cường chặt chẽ, hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ VTLT của UBND tỉnh, của Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức, địa phương. Khẳng định được vai trò quản lý nhà nước về VTLT trên địa bàn toàn tỉnh, các văn bản này đã được triển khai nghiêm túc, tạo cơ sở pháp lý và điều kiện thuận lợi góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức.

Hệ thống kế hoạch, tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra, kiểm soát, giám sát, đánh giá về công tác VTLT của tỉnh đều có lộ trình thống nhất, phù hợp với pháp luật hiện hành và sát thực tiễn cơ sở. Do vậy, công tác VTLT của tỉnh có xu thế phát triển tốt, đáp ứng được đòi hỏi của thực tế khách quan và yêu cầu đặt ra cho công tác VTLT trong giai đoạn hiện nay.

Một số nội dung nghiệp vụ VTLT  được các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện khá tốt như: quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; công tác quản lý văn bản chặt chẽ và giải quyết công việc hiệu quả hơn; quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo các quy định của pháp luật; công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan từng bước đi vào hoạt động có nề nếp. Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu, bảo quản, khai thác, phát huy giá trị của những tài liệu lưu trữ, với chuyên đề: “Quá trình hình thành và phát triển của tỉnh Yên Bái qua tài liệu lưu trữ lịch sử”.

Chi cục VTLT tỉnh qua các hoạt động thực tế, đã cho mọi người thấy rõ rằng, tài liệu lưu trữ là chứng nhân, chứng cứ có giá trị lưu trữ cao để xác định các sự kiện lịch sử, các nhân vật lịch sử, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.

Cơ sở, vật chất và kỹ thuật hiện đại, đã và đang thực hiện Đề án “Xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng” gồm nhà kho lưu trữ tài liệu giấy 6 tầng, diện tích sàn 3.151m²; nhà hành chính và phục vụ công chúng 4 tầng, diện tích sàn 1.744 m². Hoàn thành khối lượng lớn tình trạng tài liệu hiện đang tồn đọng trong kho của các cơ quan, tổ chức chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ.

Cán bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh bảo quản các hồ sơ lưu trữ.

Trong những năm qua, Chi cục đã hoàn thành và được nghiệm thu 1 đề tài khoa học cấp tỉnh và 11 quy trình nghiệp vụ theo TCVN ISO 9001:2008. Các kết quả nghiên cứu khoa học đã được đưa vào ứng dụng trong thực tiễn một cách có hiệu quả.

Trước sự phát triển bùng nổ về công nghệ thông tin (CNTT) trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội, Chi cục đặc biệt chú trọng ứng dụng CNTT trong quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, phối hợp với Trung tâm CNTT thuộc Cục VTLT Nhà nước triển khai phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ. Công tác thông tin, tuyên truyền thường xuyên được đẩy mạnh bằng nhiều hình thức như: trên các phương tiện thông tin đại chúng, qua cuộc họp, hội thảo…

Tổ chức bộ máy ngành VTLT được kiện toàn, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được bố trí làm công tác VTLT từng bước được tăng cường cả về chất lượng, số lượng, có tính chuyên nghiệp, yêu nghề, đáp ứng được yêu cầu của vị trí việc làm.

Công tác bồi dưỡng, tập huấn, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định của pháp luật về VTLT được tăng cường, đẩy mạnh và đạt hiệu quả. Hiện nay, 100% công chức, viên chức Chi cục đạt tiêu chuẩn về bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành theo quy định của pháp luật; tỷ lệ công chức, viên chức làm VTLT tại các cơ quan, đơn vị, địa phương đạt chuẩn về trình độ nghiệp vụ ngày càng cao.

Ngày 11/11/2011, Luật Lưu trữ được ban hành và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/7/2012, là một bước tiến mới trong công tác lập pháp của Nhà nước ta, là thuận lợi mới cho ngành lưu trữ Việt Nam để phát triển nhanh với chất lượng cao.

Chi cục VTLT tỉnh đã có những bài học kinh nghiệm đáng quý với những thành tựu và tiến bộ rất đáng trân trọng. Bằng ý thức trách nhiệm và hành động thiết thực, Chi cục VTLT tỉnh đã tiến lên cùng nhịp bước với sự phát triển của ngành lưu trữ Việt Nam. 

Dương Quốc Tiến - Phó giám đốc Sở Nội vụ - Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh