HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. HĐĐT gồm các loại, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm... HĐĐT bảo đảm nguyên tắc xác định được số hóa đơn liên tục và phù hợp với trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Ông Lê Anh Công - Trưởng phòng Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế Cục Thuế tỉnh Yên Bái cho biết: trường hợp người bán lựa chọn sử dụng HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng HĐĐT, cách thức truyền nhận HĐĐT giữa người bán và người mua nêu rõ cách thức truyền nhận HĐĐT là trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT để lập hóa đơn và truyền cho người mua.
Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT, trường hợp thông qua tổ chức trung gian và các đơn vị có liên quan phải có thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến HĐĐT.
Người bán hàng hóa dịch vụ khi khởi tạo HĐĐT phải đáp ứng điều kiện là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Cùng đó, các đơn vị sử dụng HĐĐT phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT; có đội ngũ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định; có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật; có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động hóa chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, bao gồm hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh và tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu. Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, bảo đảm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Ông Nông Xuân Hùng - Cục trưởng Cục Thuế tỉnh cho biết: Cục Thuế đã phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT triển khai sử dụng HĐĐT cho các doanh nghiệp trên địa bàn. Đến nay, tỉnh đã có gần 20 đơn vị sử dụng HĐĐT. Theo tinh thần chỉ đạo của Tổng cục Thuế, Cục Thuế tỉnh Yên Bái tiếp tục phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT triển khai tuyên truyền, hỗ trợ sâu rộng tới các đơn vị, doanh nghiệp về HĐĐT, tiếp tục vận động các doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định tiếp tục chuyển sang sử dụng HĐĐT.
Cùng với xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin cũng như các giao dịch điện tử, việc triển khai HĐĐT sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, khách hàng và cơ quan thuế; đồng thời, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong quản lý của cơ quan Nhà nước.
Đây cũng là một trong những giải pháp mà tỉnh đang hướng tới mục tiêu là hỗ trợ doanh nghiệp, cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh cấp tỉnh. Đồng hành cùng với doanh nghiệp sử dụng HĐĐT Cục Thuế tỉnh luôn tạo điều kiện tốt nhất để hỗ trợ các doanh nghiệp sử dụng HĐĐT.
Phạm Quang