Trong những năm gần đây, việc sử dụng và phát triển công nghệ - thông tin trong lĩnh vực thư viện đã trở thành phổ biến và được coi là tiêu chí của một thư viện hiện đại. Công nghệ - thông tin đã và đang phát triển nhanh chóng, đa dạng, được sử dụng như một công cụ và phương tiện kỹ thuật hiện đại nhằm thực hiện các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý truyền dẫn và khai thác để sử dụng thông tin với hiệu quả cao nhất, phục vụ cho sự phát triển của địa phương, của đất nước. Yêu cầu số hóa tài liệu càng trở nên quan trọng. Đối với công tác bảo tồn di sản văn hóa thành văn, số hóa đã tích cực góp phần gìn giữ khối di sản văn hóa vô giá của dân tộc.

Từ bộ sưu tập số có thể tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin thực sự có giá trị, đáp ứng đa dạng nhu cầu nghiên cứu của các nhóm độc giả. Việc số hóa tài liệu cũng tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho độc giả trong việc tra cứu từ tên tác giả, tài liệu, tên các địa danh, nhân vật…

Cùng với các thư viện trong hệ thống thư viện công cộng của cả nước, Thư viện tỉnh Yên Bái đang từng bước chuyển dần từ thư viện truyền thống sang thư viện hiện đại.

Việc ứng dụng công nghệ - thông tin tại Thư viện tỉnh Yên Bái vào công tác số hóa tài liệu địa chí - bộ sưu tập số tạo ra một môi trường mở, linh hoạt và cơ hội bình đẳng cho tất cả các đối tượng bạn đọc đều có thể sử dụng nguồn tài liệu địa chí một cách thuận lợi, không bị giới hạn về không gian, thời gian, không phụ thuộc vào số người sử dụng, giữa thành thị và nông thôn, các nhóm bạn đọc (người dùng tin) là các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý thường có ít thời gian đi lại và cũng không có điều kiện đến thư viện đọc tài liệu, chỉ cần ở tại chỗ mà vẫn có thể tiếp cận tài liệu và thông tin mà mình cần.

Số hóa tài liệu được Thư viện tỉnh Yên Bái xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm đó là: “Số hóa không chỉ có giá trị trong giữ gìn, bảo quản vốn tài liệu quý hiếm mà còn thuận lợi hơn trong việc chia sẻ ra cộng đồng những bộ sưu tập tài liệu số”.

Bộ sưu tập số là một trong những sự lựa chọn tối ưu để bảo quản lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn rủi ro do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng.

Tại Thư viện tỉnh Yên Bái, số hóa tài liệu có thể xem như một giải pháp “cứu cánh” khi một kho tàng tri thức đồ sộ, đặc biệt là những tài liệu giá trị bằng chữ Hán - Nôm, chữ Thái cổ có từ thế kỉ XVII đến thế kỉ XX đã và đang bị thời gian và sự biến đổi khí hậu ăn mòn. Bản gốc của các tài liệu nếu thường xuyên cho người đọc sử dụng cũng sẽ nhanh chóng bị hư hại.

Trước tình hình thực tế của Thư viện tỉnh và nhu cầu của độc giả cũng như nhiệm vụ, chức năng, vai trò là bảo quản thư tịch của địa phương, thời gian qua, Thư viện tỉnh Yên Bái tận dụng những nguồn lực, tiềm năng và khả năng có thể để bảo tồn những nguồn tài liệu quý hiếm, cung cấp các sản phẩm thông tin, những nguồn tài nguyên số hóa có giá trị.

 Từ tháng 1 năm 2013, Thư viện tỉnh đã có chương trình số hóa đầu tiên với sản phẩm là Bộ sưu tập số. Thư viện đã bắt tay lập kế hoạch số hóa vốn tài liệu của kho địa chí, đặc biệt là việc ưu tiên số hóa cho gần 400 cuốn tài liệu cổ khoảng hơn 20.000 trang tài liệu bằng chữ Hán - Nôm (Nôm Tày, Nôm Dao), Thái cổ và một số bộ tranh cổ như tranh thờ, tranh treo tường. Đây là những tài liệu quý có giá trị về lịch sử, văn hóa, ngôn ngữ học, dân tộc học, văn học cổ... Tài liệu hầu hết là độc bản, được viết tay trên giấy dó, bìa bằng giấy bồi, vải, vỏ cây, là nguồn tư liệu quý hiện đang được bảo quản tại kho địa chí của Thư viện tỉnh.

Có thể nói, đây là bộ sưu tập số đầu tiên áp dụng cho vốn tài liệu cổ hiện đang lưu giữ, bảo quản và phục vụ bạn đọc tại Thư viện tỉnh Yên Bái. Thư viện cũng đang tiến hành phục chế, số hóa cho các văn tự này và những tài liệu địa phương có giá trị khác, xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn để đáp ứng nhu cầu tìm nghiên cứu tài liệu của đông đảo độc giả nhằm hạn chế sử dụng bản gốc để bảo quản lâu dài các di sản văn hóa thành văn của nhân dân các dân tộc tỉnh Yên Bái trong cộng đồng các dân tộc Việt Nam và gìn giữ lâu dài cho thế hệ mai sau.

Trần Thủy