Nhật Bản, Đan Mạch và Đức thường được nhắc đến như những ví dụ điển hình về sắp xếp các đơn vị hành chính địa phương nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và đảm bảo dịch vụ công chất lượng. Dù có bối cảnh chính trị và văn hóa khác nhau, các nước đều đề cao việc giảm bớt tầng nấc trung gian, trao thêm quyền lực và nguồn lực cho đơn vị đủ quy mô, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ. Từ đó, họ xây dựng được bộ máy chính quyền địa phương gọn nhẹ nhưng vẫn sát dân, phù hợp với yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội.

Nhật Bản đối mặt với dân số già hóa và chi phí duy trì bộ máy hành chính cao ở các thị trấn, làng xã nhỏ. Chính phủ quyết định tinh giản bộ máy địa phương để tích hợp nguồn lực và tăng hiệu quả phát triển. Chương trình "Heisei no daigappei” khuyến khích sáp nhập các đơn vị nhỏ liền kề thành các thành phố lớn hơn, giúp nâng cao tiềm lực kinh tế, thu hút đầu tư hạ tầng và cải thiện dịch vụ công. Trước đó, Nhật Bản có hơn 3.200 đơn vị hành chính cấp dưới, còn sau chương trình sáp nhập, giảm xuống khoảng 1.700. 

Ưu điểm của chương trình là giảm chi phí hành chính, tích hợp nguồn vốn và nâng cao chất lượng dịch vụ; thách thức là lo ngại mất bản sắc truyền thống và khu vực nông thôn bị bỏ quên. Ở một số nơi tâm lý người dân lo ngại mất tên gọi truyền thống, đồng thời một số khu vực nông thôn xa trung tâm sợ bị bỏ quên do ngân sách, nguồn lực tập trung về trung tâm lớn hơn. Công tác sắp xếp cán bộ và duy trì sự gắn kết cộng đồng cũng đặt ra nhiều khó khăn. Bài học rút ra là cần có chính sách minh bạch, phân chia quyền hạn hợp lý và hỗ trợ tốt qua các dịch vụ công trực tuyến.

Tại Đan Mạch, cuộc cải cách nổi bật nhất diễn ra năm 2007 khi các "hạt” (counties) bị giải thể, thay bằng 5 "vùng” (regions) chịu trách nhiệm về y tế và giao thông công cộng, còn hầu hết lĩnh vực gần gũi với người dân được chuyển xuống các đô thị tự quản (municipalities). Bằng cách ấy, chi phí duy trì cấp trung gian giảm hẳn, ngân sách được dồn cho hạ tầng và dịch vụ thiết yếu. Cùng lúc, Đan Mạch đẩy mạnh chính phủ điện tử, rút gọn nhiều thủ tục hành chính, cho phép người dân nộp hồ sơ hoặc tra cứu thông tin trực tuyến. 

Nhờ vậy, nền hành chính trở nên thông suốt hơn, tăng tính trách nhiệm giải trình và giảm được nhiều khâu không cần thiết. Việc sáp nhập đô thị cũng diễn ra kèm theo chính sách nhân sự rõ ràng, công khai, giúp cán bộ an tâm về chế độ đãi ngộ và môi trường làm việc. Từ đó, Đan Mạch vẫn duy trì chất lượng dịch vụ công rất cao, đồng thời giảm đáng kể gánh nặng hành chính cho ngân sách.

Ở Đức, quá trình "Kreisreform” (cải cách cấp huyện) diễn ra không tập trung, bởi nước này tổ chức theo mô hình liên bang. Mỗi bang (Bundesland) có cách thức riêng trong việc sáp nhập hoặc xóa bớt tầng nấc hành chính dựa trên nhu cầu thực tế. Các bang miền Đông như Brandenburg hay Mecklenburg-Vorpommern hợp nhất nhiều huyện nhỏ để tạo nên những đơn vị đủ tầm, còn bang giàu có như Bayern thường đi từng bước chậm rãi. Song tựu trung, họ đều muốn nâng cao quy mô và khả năng tự chủ cho địa phương, giúp các đô thị, huyện có đủ ngân sách và dân số để phát triển dịch vụ y tế, giáo dục, giao thông tốt hơn. 

Cũng như Đan Mạch, Đức khuyến khích chính quyền cấp địa phương ứng dụng công nghệ thông tin, tạo điều kiện cho người dân tiếp cận thủ tục hành chính nhanh gọn và minh bạch. Dù thành quả giữa các bang có khác nhau song hầu hết đều giảm số đơn vị hành chính, giảm chi tiêu cho bộ máy trung gian, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ.

Bài học chung từ các quốc gia này là sáp nhập địa giới hành chính phải đi kèm đổi mới thực chất về phân quyền và đầu tư hạ tầng, nhất là hạ tầng công nghệ. Nếu chỉ xóa bớt một tầng nấc mà không bố trí đủ ngân sách, nhân lực và cơ sở pháp lý cho cấp dưới, quá trình quản lý có thể gặp đình trệ. Trong khi đó, nếu tận dụng chính phủ điện tử, cổng dịch vụ công trực tuyến, người dân sẽ được hưởng lợi nhiều hơn, rút ngắn thủ tục và thời gian. Một yếu tố then chốt khác là chính sách nhân sự và công tác tuyên truyền. 

Đan Mạch tiến hành sáp nhập với lộ trình rõ ràng, tham vấn ý kiến chuyên gia và cộng đồng, minh bạch trong chế độ cho cán bộ, nên hầu như không gây xung đột. Ở Đức, các bang cũng phải chứng minh tính cấp thiết và lợi ích chung, trước khi hợp nhất huyện nhỏ. Chính quyền công khai số liệu và dự báo phát triển, tạo được lòng tin của người dân về triển vọng kinh tế - xã hội tốt hơn sau khi sáp nhập.

Những kinh nghiệm này gợi ý nhiều điều cho Việt Nam, nhất là khi chúng ta đang cân nhắc bỏ cấp trung gian ở nơi đủ điều kiện và sáp nhập các tỉnh không đạt tiêu chí.

Thứ nhất, cần đặt việc sáp nhập trong tổng thể cải cách hành chính và chuyển đổi số. Để tránh tình trạng chồng chéo, bộ máy mới phải có phân cấp, phân quyền rõ ràng. Thứ hai, cũng như Đức và Đan Mạch, chúng ta nên áp dụng một mô hình linh hoạt, không đồng nhất cho mọi nơi, vì Việt Nam có địa hình đa dạng, trình độ kinh tế - xã hội khác biệt giữa miền núi, đồng bằng, đô thị lớn. Điều cần làm là xây dựng tiêu chí chặt chẽ, có lộ trình minh bạch, giúp người dân và cán bộ sẵn sàng. Thứ ba, đi kèm với sáp nhập, phải cải thiện hạ tầng, nhất là giao thông và công nghệ thông tin, để cấp dưới có thể "nối thẳng” với cấp trên mà không cần qua nhiều khâu. Thứ tư, cần giải quyết bài toán nhân sự bằng cách bố trí, đào tạo lại hoặc có chính sách luân chuyển, bồi dưỡng phù hợp. Nếu tâm lý cán bộ ổn định, quá trình sáp nhập sẽ thuận lợi hơn. Cuối cùng, như cả ba mô hình cho thấy, sự minh bạch về chi tiêu và khả năng tiếp cận dịch vụ công có ý nghĩa quyết định đến lòng tin xã hội.

Nhật Bản, Đan Mạch và Đức đã chứng minh sáp nhập địa phương giúp giảm đáng kể chi phí hành chính và tăng hiệu quả quản trị, với điều kiện phải kết hợp phân quyền, ứng dụng công nghệ số và chính sách nhân sự, tài chính phù hợp. Việt Nam cũng có thể đạt được lợi ích tương tự nếu chúng ta triển khai bài bản, có sự đồng thuận cao trong xã hội, nhấn mạnh lợi ích lâu dài, đồng thời chú trọng đến tính đặc thù vùng miền.

Việc tinh gọn bộ máy không nên chỉ dừng ở việc thu gọn địa giới hành chính, mà còn phải song hành với đổi mới tư duy quản trị, để người dân là đối tượng được phục vụ tốt nhất. Qua những gì đã diễn ra ở một số quóc gia, chúng ta thấy rõ: sáp nhập không phải là mục tiêu tự thân, mà là công cụ để nâng cao hiệu quả, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm rằng, chính quyền ngày càng gần dân, hoạt động minh bạch, hiện đại và bền vững hơn.