Hiệu quả từ ứng dụng mã quét QR ở Đảng bộ khối cơ quan và doanh nghiệp tỉnh Yên Bái

Chuyển đổi số

Hiệu quả từ ứng dụng mã quét QR ở Đảng bộ khối cơ quan và doanh nghiệp tỉnh Yên Bái

Cập nhật: Thứ năm, 12/1/2023 | 7:24:53 AM

YênBái - Từ tháng 10/2020 đến tháng 12/2021, sáng kiến mới đã được triển khai áp dụng tại Đảng ủy Khối cơ quan và doanh nghiệp. Lợi ích khi sử dụng mã QR-Code để gửi văn bản là: tiết kiệm thời gian do không phải phô tô, đóng gói tài liệu; tiết kiệm chi phí in ấn, giấy mực, kinh phí chuyển phát bưu điện...

Ứng dụng mã quét QR trong gửi văn bản hành chính tại Đảng ủy khối Cơ quan và Doanh nghiệp tỉnh mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

>> Đảng bộ Khối cơ quan và doanh nghiệp tỉnh xây dựng mô hình điển hình tiên tiến trong sản xuất, kinh doanh

>> Hội nghị báo cáo viên Đảng ủy Khối cơ quan và doanh nghiệp tỉnh tháng 11/2022

Đảng bộ khối Cơ quan và Doanh nghiệp tỉnh Yên Bái hiện có 80 tổ chức cơ sở đảng, 3 đoàn thể và 4 cơ quan tham mưu giúp việc. Mỗi tháng, số lượng văn bản cần phải in rất lớn khi Đảng ủy khối tổ chức từ 3 - 4 cuộc họp, mỗi cuộc họp từ 70 - 150 người.

Bên cạnh đó, số lượng văn bản cần phải in để triển khai đến các cơ sở đảng cũng rất nhiều, có thời điểm in và chuyển văn bản gửi các cơ sở kèm theo các hướng dẫn lên tới hàng trăm trang/lượt văn bản. Như vậy cần số lượng lớn về giấy, mực, nhân công, quản lý các file văn bản cũng như cần nhiều thời gian tiếp cận các bản mềm để hỗ trợ cơ sở khai thác, chỉnh sửa văn bản. Tính trung bình hằng tháng, cơ quan Đảng ủy khối chi phí khoảng 3 - 4 triệu đồng tiền in ấn và sao gửi văn bản.

Theo thống kê, trung bình mỗi tuần tại Văn phòng Đảng ủy Khối có trên 100 trang văn bản gửi kèm các văn bản chỉ đạo của Đảng ủy khối đến các chi, đảng bộ cơ sở.

Nếu tất cả văn bản phải in ấn và gửi cho 80 chi, đảng bộ cơ sở cũng như trong các hội nghị thì một tháng, mỗi chi, đảng bộ cơ sở tiếp nhận từ 30 - 50 trang văn bản do Đảng ủy Khối gửi xuống để thực hiện.

Nếu các tài liệu phải in ấn và chuyển qua đường bưu điện có từ khoảng 5.000 - 10.000 trang văn bản/tháng cùng với các tệp văn bản phải gửi qua đường bưu điện sẽ tốn phí cước vận chuyển rất lớn. Khi khai thác và sử dụng văn bản, nhiều đơn vị cần có bản mềm để chỉnh sửa cho bớt thời gian đánh lại.

Nắm bắt rõ vấn đề này và hướng tới thực hiện chính quyền điện tử, nhóm tác giả của Đảng ủy Khối đã đề xuất sáng kiến sử dụng phần mềm quét mã QR để cung cấp văn bản tại các hội nghị và chuyển văn bản đến các tổ chức cơ sở đảng.

Từ tháng 10/2020 đến tháng 12/2021, sáng kiến mới đã được triển khai áp dụng tại Đảng ủy Khối. Lợi ích khi sử dụng mã QR-Code để gửi văn bản là: tiết kiệm thời gian do không phải phô tô, đóng gói tài liệu; tiết kiệm chi phí in ấn, giấy mực, kinh phí chuyển phát bưu điện; có thể gửi file mềm cho cơ sở; chỉ cần sử dụng hòm thư email là có thể tạo mã QR; tạo mã QR hoàn toàn miễn phí.

Áp dụng chuyển, gửi văn bản điện tử bằng quét mã QR chỉ trong vài giây đã thực hiện xong, việc lưu trữ văn bản của các cơ sở cũng được đơn giản hóa, nhanh chóng, chính xác hơn. Với những tính năng vượt trội của việc tải phần mềm ứng dụng quét mã QR-Code trong các hội nghị, tiếp nhận văn bản gửi kèm văn bản chỉ đạo của Đảng ủy khối đã được nhanh chóng áp dụng.

Hiện nay, các văn bản có những nội dung gửi kèm với nhiều loại văn bản gửi cho các cơ sở hay trong một số hội nghị của Đảng ủy Khối đều gắn kèm mã QR. Nhiều đồng chí cấp ủy cơ sở đánh giá cao việc cung cấp các văn bản gửi kèm bằng quét mã QR trong các hội nghị, văn bản giúp cơ sở tiếp cận, tải văn bản nhanh chóng.

Ở bất kỳ địa điểm nào, người dùng chỉ cần có mã QR và mạng Internet là có thể tải văn bản để nghiên cứu, sử dụng. Quá trình này không chỉ tiết kiệm thời gian, công in ấn, cước vận chuyển mà còn đảm bảo nhanh chóng, chính xác và tải về lưu trên các file văn bản để lưu trữ, sử dụng lâu dài.

Sử dụng mã QR hết sức đơn giản, người dùng chỉ cần 2 - 3 thao tác để hoàn tất việc khai thác văn bản, đưa mã QR để nhân viên quét là hoàn thành. Ngoài ra, mã QR được thiết kế riêng cho mỗi loại văn bản ban hành, không trùng lặp. Không chỉ vậy, mã QR đạt chuẩn có 2 lớp bảo mật vô cùng an toàn giúp người dùng yên tâm hơn.

Sáng kiến "Ứng dụng mã quét QR trong gửi văn bản hành chính tại Đảng bộ khối Cơ quan và Doanh nghiệp tỉnh” đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Sáng kiến này có thể áp dụng rộng rãi tại các chi, đảng bộ, cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Nguyễn Thơm

mã quét QR cơ quan và doanh nghiệp ứng dụng văn bản

Các tin khác

Văn Yên tập huấn kiến thức, kỹ năng cơ bản về trí tuệ nhân tạo

Ngày 19/4, UBND huyện Văn Yên tổ chức Hội nghị tập huấn kiến thức, kỹ năng cơ bản về trí tuệ nhân tạo (AI) cho cán bộ chủ chốt của huyện và lực lượng nòng cốt triển khai Chiến dịch “Văn Yên - tiên phong học AI”.

Cuộc thi ''hoa hậu AI'' lần đầu tổ chức với giải thưởng lớn

Cuộc thi Hoa hậu AI được đánh giá dựa trên ngoại hình, sức ảnh hưởng trên mạng xã hội và cách sử dụng các nền tảng với tổng giải thưởng lên tới 20.000 USD.

Dùng AI chế găng điện tử biến cử động tay thành tin nhắn

Trong quá trình thử nghiệm, thiết kế găng tay điện tử mới đã dịch 16 cử chỉ tay thành từ với độ chính xác 99,8%.

Các nhà nghiên cứu đã thiết kế găng tay chống nước được trang bị cảm biến có thể chuyển cử chỉ tay thành tin nhắn, giúp thợ lặn giao tiếp tốt hơn.

Sở Giao thông vận tải Yên Bái tiên phong sử dụng AI trong phòng họp

Cuộc họp Đảng ủy tại Sở GTVT tỉnh Yên Bái được ứng dụng công nghệ AI.

Là sở chưa được đánh giá ở tốp cao trong việc chuyển đổi số những năm gần đây, song với quyết tâm từ những người đứng đầu và sự đồng lòng của tập thể cán bộ, viên chức, giờ đây, Sở Giao thông vận tải (GTVT) tỉnh Yên Bái đã vững tin ứng dụng AI trong thực hiện nhiệm vụ và "phòng họp không giấy tờ" là minh chứng cho sự chuyển đổi ấy.

Chuyển đổi số