1 - Tạo bản danh sách liên lạc

 * Gmail:

Trước tiên, hãy mở hộp thư thứ nhất, trong khung chat phía trái bên trong Gmail, dò và nhấn vào Contacts. Ở danh sách liệt kê các địa chỉ có sẵn trong danh bạ, chọn Most Contacted nếu chỉ muốn cập nhật những người thường xuyên liên lạc; còn nếu muốn cập nhật tất cả thì chọn All Contacts.

Tuy nhiên, nếu chọn lệnh này, có thể bạn sẽ cập nhật luôn cả những địa chỉ đã Block và không muốn liên lạc trước kia.

Ngay lập tức một bản danh sách các địa chỉ những người đã liên lạc xuất hiện, dò xuống cuối dòng, chọn lệnh All .                         

Sau đó, nhìn sang dòng bên cạnh, nhấn Export.

Nếu dùng trình duyệt FireFox, một khung sẽ hiện ra, yêu cầu bạn chọn định dạng để lưu danh sách các địa chỉ trong danh bạ. Nhấn Outlook's CSV format (for importing into Outlook or other applications), đánh chọn All of my contacts nếu muốn xuất hết danh bạ hoặc chọn Only contacts in rồi lọc ra những nhóm bạn muốn lấy địa chỉ, sau đó chọn Export để xác nhận mệnh lệnh.

Một Pop-Up khác hiện lên thông báo các cách thức dùng xử lý File vừa chọn, tốt nhất là nên nhấn lệnh Save to disk để làm cơ sở cho các thiết lập sau này. Cuối cùng nhấn OK. Chương trình sẽ lưu danh bạ này vào máy với tên Gmail-to-Outlook.

Nếu dùng Internet Explorer, sau khi nhấn Export, hộp thoại File download sẽ xuất hiện. Bạn chọn tiếp Save, ở Pop-Up Save As, nhấp chuột vào biểu tượng của Desktop, chọn tiếp Save. Các thiết lập sau này tương tự như FireFox.

Tiếp tục mở các hộp thư Gmail khác và lưu những sổ danh bạ tương ứng của chúng vào máy.

* Yahoo Mail

Mở hộp thư Yahoo Mail, nhấn nút Check Mail hoặc phím tắt Ctrl + Shift + C, ngay lập tức một loạt các thư chưa đọc hay đã đọc sẽ được liệt kê theo thứ tự thời gian nhận. 

Dưới dòng chữ Inbox in đậm màu xanh hoặc cam, ở mục View: All Messages, bạn nhấp chuột phải vào phím ▼, chọn lệnh Messages from Unknown Senders, sau đó gõ Enter.

Yahoo sẽ liệt kê các địa chỉ mà chưa được bổ sung vào danh bạ hộp thư của bạn trong cửa sổ mới, treo thứ tự Alphabe, đánh dấu Tick vào bên cạnh chữ Sender để chọn hết tất cả những địa chỉ được liệt kê.

Tuy nhiên, trong trường hợp hộp thư có nhiều địa chỉ liên lạc hơn giới hạn trong trang trình bày, lúc đó bạn cần phải nhấn Next liên tục cho tới khi đã đến được địa chỉ cuối cùng. Và bạn cần lưu ý ở mỗi trang mới sau lệnh Next, phải chọn lại lệnh Select All hoặc Check All. Tiếp đó chọn Add To address Book

Tiếp đó, dò xuống dưới, nhấn tiếp Add To address Book một lần nữa. Yahoo Mail sẽ tiến hành cập nhật các địa chỉ mới vào danh bạ. Nếu mọi chuyện tiến hành suôn sẻ, không có các địa chỉ ma, địa chỉ ảo, ...một bảng thông báo ngắn gọn sẽ hiện lên thông báo kết quả đã có bao nhiêu địa chỉ mới được điền vào danh bạ.

Tiếp tục dò lên mục Addresses, nhấp chuột phải vào phím ▼,trong hàng lệnh được liệt kê – chọn dòng View Contacts, gõ Enter.

Tương tự như trong Gmail, Yahoo cũng liệt kê một loạt các địa chỉ bạn đã từng liên lạc trước đây (bằng hộp thư đang dùng) trong danh sách kèm theo. Tuy nhiên, điểm bất lợi là chỉ có tối đa 50 địa chỉ được trình bày trong mỗi trang, nên nếu có quá nhiều địa chỉ trong danh bạ, bạn sẽ phải tốn công mở từng trang một nếu bạn muốn tìm đích xác một người nào đó trong danh bạ của mình.

Trong trang đầu tiên, nhấn Check All để chọn tất cả các địa chỉ được liệt kê, nhấn Next và lập lại các thao tác cho tới khi tất cả các địa chỉ đã được chọn lựa.

Sau đó dò lên góc phải trên của màn hình đang mở, nhấn lệnh Import / Export. Trong cửa sổ mới, dò xuống mục Export, nhấn phím Microsoft Outlook : Export Now để tiến hành tạo bản sao danh bạ. 

Các thao tác còn lại tương tự như phần trình bày trong Gmail. Và bạn tiến hành lưu lại danh bạ của từng hộp thư Yahoo Mail lên màn hình Desktop. Tên của danh bạ sẽ được tự động đặt tên là Yahoo_ab.

(Theo TPO)