Nghị định riêng quy định về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao, chữ ký.

Trước đây, hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký chỉ được quy định tại một số điều của Nghị định 75/2000/NĐ-CP (ngày 8/12/2000) về Công chứng, chứng thực. Nhưng nay khi Nghị định 79/2007/NĐ-CP ra đời, việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký sẽ được thực hiện theo một Nghị định riêng, quy định rất cụ thể, rõ ràng, tạo điều kiện cho các hoạt động chứng thực diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

Cụ thể hóa thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao, chữ ký.

Nếu như theo quy định cũ, thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài... là của UBND cấp huyện và Chủ tịch UBND huyện sẽ uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc chứng thực thì nay, Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định trực tiếp thẩm quyền này là của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp huyện. Cụ thể, tại khoản 1-Điều 5 quy định: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.

Ngoài ra, thẩm quyền chứng thực bản sao, chữ ký còn được quy định, phân cấp rất rõ ràng. Cụ thể, việc chứng thực bản sao, chữ ký bằng tiếng nước ngoài do Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp huyện thực hiện; còn bằng tiếng Việt thì do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện.

Thẩm quyền chứng thực của Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài cũng được quy định hợp lý và rõ ràng hơn: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Như vậy, người dân có thể đến bất cứ UBND xã phường nào gần và thuận tiện nhất để yêu cầu chứng thực.

Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định rõ, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.

Rút ngắn thời hạn chứng thực bản sao, chữ ký.

Một trong những điểm mới của Nghị định 79/2007/NĐ-CP là thời hạn chứng thực bản sao, chữ ký sẽ được rút ngắn hơn. Theo quy định cũ, việc chứng thực được thực hiện trong ngày, trường hợp số lượng lớn thì việc công chứng, chứng thực được hẹn lại để thực hiện sau (không cụ thể là sau thời gian bao lâu).

Nhưng theo Điều 15, Điều 19 Nghị định 79/2007/NĐ-CP: Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc; nếu cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực chữ ký thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 3 ngày làm việc.

Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu; trong trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất là trong 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu, cơ quan, tổ chức cấp bản sao phải gửi bản sao cho người yêu cầu.

Như vậy, Nghị định 79/2007/NĐ-CP ra đời đã giúp việc chứng thực được thực hiện nhanh chóng hơn, tạo điều kiện cho công dân và doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào việc cải cách thủ tục hành chính hiện nay.

(Theo Website Chính phủ)