Luật Lưu trữ đã có quy định cụ thể về việc thực hiện quyền và trách nhiệm của lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử trong việc thu thập, chỉnh lý, giao, nhận tài liệu vào lưu trữ. Đối với quyền và trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong công tác thu thập và tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được quy định: “Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a, Khoản này” (Điểm b, Khoản 2, Điều 20); “Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu nộp lưu” (Khoản 2, Điều 19); “Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (Khoản 2, Điều 22).

Thực hiện quyền và trách nhiệm của mình trong việc thu thập và tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, trong những năm qua, căn cứ vào các tiêu chuẩn Nhà nước quy định, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Sở Nội vụ đã tiến hành khảo sát, lựa chọn và trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 172/QĐ-UBND ngày 27/01/2011 về việc ban hành Danh mục đơn vị nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái (hiện đang tiến hành khảo sát thực tế tình hình hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại 9 UBND cấp huyện để trình UBND tỉnh bổ sung vào Danh mục số 1 theo quy định của Luật Lưu trữ); trình UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 76/KH-UBND ngày 06/6/2013 của UBND tỉnh về thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2013 - 2015.

Trên cơ sở của Kế hoạch này, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã có văn bản và cử các tổ nghiệp vụ tới các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu (đơn vị nguồn) để khảo sát, nắm bắt tình hình tài liệu, phối hợp lựa chọn và hướng dẫn giao nộp tài liệu, hoàn thiện các thủ tục để tiếp nhận tài liệu.

Tuy nhiên, việc thực hiện quyền và trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ trong công tác thu thập, tiếp nhận tài liệu từ lưu trữ các đơn vị nguồn vào Lưu trữ lịch sử không hoàn toàn diễn ra thuận lợi theo quy định của Luật Lưu trữ vì thực tế hiện nay còn nhiều vấn đề trở ngại lớn đặt ra cho công tác này. Với 101 đơn vị nguồn nộp lưu số 1 (Quyết định số 172/QĐ-UBND của UBND tỉnh ngày 27/01/2011), đây là nguồn cung cấp tài liệu tương đối lớn, chủ yếu và thường xuyên bổ sung vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái. Vì vậy, công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái chịu tác động rất lớn từ các đơn vị nguồn nộp lưu.

Theo quy định của Luật Lưu trữ, các đơn vị nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm “Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử” (Khoản 1, Điều 22). Như vậy, các đơn vị nguồn, nơi  sản sinh ra tài liệu sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc hoàn thiện hồ sơ, tài liệu và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn có niên đại hình thành được 10 năm kể từ khi kết thúc công việc để giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Quy định của Luật là rất cụ thể song cho tới thời điểm hiện nay, qua hai năm thực hiện Luật Lưu trữ, việc thực hiện trách nhiệm chỉnh lý tài liệu và giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu của nhiều đơn vị nguồn chưa đúng với quy định của Luật cũng như việc thực hiện Kế hoạch số 76/KH-UBND ngày 06/6/2013 của UBND tỉnh.

Trong hai năm 2013, 2014, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tiến hành khảo sát hoạt động lưu trữ và tình hình tài liệu lưu trữ tại các đơn vị nguồn cho thấy thực tế như sau:

Thứ nhất, khối lượng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh còn rất lớn (8.350 mét giá), trong đó: tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp Nhà nước trực thuộc UBND tỉnh là 4.160 mét giá, UBND cấp huyện là 2.357 mét giá, các đơn vị không hưởng lương ngân sách tỉnh là 1.788 mét giá. Do các nguyên nhân khác nhau như: lịch sử để lại, kinh phí, nguồn nhân lực, ý thức chấp hành Luật Lưu trữ của người đứng đầu cơ quan, địa phương nên các quy trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ mới chỉ thực hiện được ở mức độ rất hạn chế; một số ít tài liệu được phân loại sắp xếp sơ bộ và công cụ tra cứu chủ yếu là sổ đăng ký văn bản, đa số tài liệu còn lại trong tình trạng lộn xộn bó gói, đóng bao tích đống tại các kho lưu trữ, phòng làm việc của cán bộ, công chức, viên chức chưa được chỉnh lý, xác định giá trị, chưa có các công cụ thống kê, tra cứu cần thiết theo yêu cầu của công tác lưu trữ.

Thứ hai, tài liệu của một số đơn vị nguồn khi chia tách, sáp nhập, giải thể không được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo quy định, gây thất thoát tài liệu.

Thứ ba, một số đơn vị nguồn đã thu thập, chỉnh lý tài liệu trước năm 2010 nhưng chưa bảo đảm về chất lượng. Vì vậy, đến thời điểm hiện nay, có nhiều nội dung nghiệp vụ chỉnh lý không phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước nên chưa thể giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
Thứ tư, tại một số đơn vị nguồn, việc chấp hành chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa tốt; chưa rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới danh mục hồ sơ cơ quan, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với các quy định mới của Luật Lưu trữ.

Thứ năm, cá biệt có đơn vị nguồn chưa tạo điều kiện cho Chi cục tiếp cận để khảo sát tài liệu; sự phối hợp chưa hiệu quả.

Thực tế nêu trên làm cho việc thực hiện quyền và trách nhiệm trong công tác thu thập và tiếp nhận tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh gặp rất nhiều khó khăn. Mặc dù trong những năm qua, Chi cục đã chủ động, tích cực trong việc tiếp cận, hướng dẫn các đơn vị nguồn chuẩn bị tài liệu giao nộp nhưng do tác động khách quan từ các đơn vị nguồn nên công tác thu thập và tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa đạt được hiệu quả như mong muốn về thời hạn, số lượng và chất lượng.

Trong thời gian tới, để có thể thực hiện tốt quyền và trách nhiệm trong công tác thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ tiếp tục tăng cường tối đa việc tiếp cận và cử cán bộ nghiệp vụ phối hợp với các đơn vị nguồn để hướng dẫn chuẩn bị tài liệu nộp lưu; tổ chức hội nghị thu thập nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị nguồn trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, đề xuất biện pháp giúp cho hoạt động thu thập đạt hiệu quả tốt hơn; nghiên cứu, đề xuất với UBND tỉnh có chế tài đủ mạnh để xử lý đối với các đơn vị nguồn không thực hiện tốt trách nhiệm của mình trong giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

Đối với các đơn vị nguồn, để hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp, trước hết cần bám sát Luật Lưu trữ và các thông tư hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ tỉnh để tổ chức thực hiện; nâng cao nhận thức và trách nhiệm của mỗi cán bộ công chức, viên chức trong việc chỉ đạo, tiếp thu, thực hiện các quy định hiện hành về pháp luật lưu trữ. Mỗi đơn vị nguồn hoàn thành việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu; có chế tài quy định cụ thể về việc thực hiện lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ để xây dựng các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu tồn đọng; bố trí người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và ổn định lâu dài cho hoạt động lưu trữ; thực hiện tốt chế độ báo cáo, thống kê.

Hy vọng rằng trong thời gian tiếp theo, với mục tiêu cao hơn, với nhiệm vụ nặng nề hơn nhưng với sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo tỉnh và sự hợp tác, giúp đỡ của các cấp, các ngành cùng sự quyết tâm, đồng lòng của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao.

Dương Quốc Tiến Phó giám đốc Sở Nội vụ kiêm Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Yên Bái