Khi thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, quyền hạn được giao, mỗi công chức, viên chức (CCVC) đều lấy công văn, giấy tờ làm phương tiện chủ yếu để giải quyết các công việc được phân công. Nội dung của công văn, giấy tờ đó hàm chứa các quyết định, biện pháp, cách thức, kết quả giải quyết công việc của mỗi đơn vị, địa phương nói chung và của từng CCVC nói riêng.

Có thể nói, những công văn, giấy tờ liên quan tới việc giải quyết từng công việc được giao chứa đựng thành quả lao động trí tuệ, sáng tạo của mỗi đơn vị, địa phương trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

Ý nghĩa to lớn của việc lập hồ sơ trong hoạt động của các đơn vị, địa phương là không thể phủ nhận. Bởi thực tế, công tác này sẽ giúp chúng ta không những có được một cơ sở dữ liệu phong phú và căn cứ khoa học cần thiết để tiếp tục làm việc, học tập có hiệu quả mà còn góp phần quan trọng giữ lại cho thế hệ sau tiếp nối những truyền thống văn hóa quản lý, kinh nghiệm quản lý Nhà nước qua nhiều thế hệ.

Trên cơ sở đó sẽ phát huy, kế thừa những giá trị tốt và học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ, rút ngắn được thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước. Vì thế, khi nói về tài liệu lưu trữ, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: “Tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”.

Về mặt thể chế, trong nhiều năm qua, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đã được xác định trong một số văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước như Điều 21 Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 ban hành Điều lệ công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ đã ghi: “Cán bộ, nhân viên làm công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác đôi khi có làm việc liên quan tới công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình đã làm”.

Cho đến nay, nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền vẫn tiếp tục nhắc lại và nhấn mạnh điều đó như tại Khoản 4, Điều 23, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Điều 9 Luật Lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII thông qua tại kỳ họp thứ hai, ngày 11/11/2011 và có hiệu lực thi hành ngày 01/7/2012 cũng quy định điều đó: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức”.

Thực tế hiện nay cho thấy, ngoại trừ một số lĩnh vực chuyên môn sâu bắt buộc như: Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân tỉnh, tòa án, công an, kiểm sát, quốc phòng, an ninh, tài chính… hồ sơ được lập tương đối tốt và công tác lập hồ sơ thường xuyên nhận được sự quan tâm từ phía cán bộ lãnh đạo, cán bộ chuyên môn.

Còn lại rất nhiều đơn vị, địa phương từ nhiều năm nay, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ chưa được xem trọng, dẫn tới tình trạng tài liệu sau khi kết thúc công việc đang ở dạng rời lẻ, bó gói tích đống tại nơi làm việc của CCVC, phòng chuyên môn chưa thu thập vào lưu trữ, chưa được chỉnh lý xác định giá trị của tài liệu.

Điều này không chỉ gây khó khăn đối với việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của cấp ủy, chính quyền các cấp và nhu cầu khai thác của nhân dân mà còn là nguy cơ dẫn đến việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu và tốn kém nhiều diện tích dùng để chứa đựng những tài liệu đã hết giá trị về mọi phương diện.

Sắp xếp, phân loại tài liệu.

Thiết nghĩ, quy định về trách nhiệm của cán bộ, CCVC trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ công việc đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan là rất rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ công việc đã giải quyết xong vẫn chưa được thực hiện tốt bắt buộc chúng ta phải nghiêm túc tìm hiểu nguyên nhân cũng như tìm biện pháp khắc phục.

Thứ nhất: Quy định lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của không ít các đơn vị, địa phương thiếu cụ thể, không có những chế tài ràng buộc, không được coi là một phần việc, một công đoạn tất yếu của chuyên môn và không được dùng để đánh giá kết quả hoạt động chuyên môn của cán bộ, CCVC.

Mặc dù CCVC không thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan nhưng vẫn được lên lương, đề bạt, cuối năm vẫn được đánh giá là hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Đây là một nguyên nhân rất rõ ràng. Làm tốt công tác này, mỗi đơn vị, địa phương căn cứ vào các quy định chung của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng những chế tài thật cụ thể đối với người làm tốt và chưa tốt công tác này.

Thứ hai: Quan niệm, nhận thức chưa đúng của không ít cán bộ, CCVC khi được giao việc đều nghĩ rằng, khi đã giải quyết xong công việc thì coi như mọi chuyện đã kết thúc, trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu của công việc đó thuộc về người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.

Mặt khác cũng chưa nhận thức được khi giải quyết, theo dõi công việc cụ thể được giao theo chức năng, nhiệm vụ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức như các quy định hiện hành của Nhà nước.

Thứ ba: Trong điều kiện khó khăn về cơ sở vật chất, nhiều đơn vị, địa phương không bố trí được diện tích trong trụ sở để làm kho lưu trữ. Bên cạnh đó, vai trò của người làm công tác lưu trữ tại các đơn vị, địa phương còn mờ nhạt trong việc giúp người đứng đầu đơn vị, địa phương hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

Để làm tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước phải giải quyết tốt các nguyên nhân một cách đồng bộ. Đây thực sự là một việc làm thường xuyên, gian khổ, lâu dài nhưng không thể không làm.

Dương Quốc Tiến