Cho đến nay Thông tư 55 ra đời được 5 năm, các cơ quan, tổ chức đã nghiêm túc triển khai thực hiện song trên thực tế nhiều văn bản của hầu hết các cơ quan, tổ chức có những sai sót mà người soạn thảo văn bản cho rằng đây là những lỗi không quan trọng.

Có thể nói, thể thức văn bản được trình bày theo cảm hứng của người soạn thảo là khá phổ biến như: tờ trình là văn bản hành chính sử dụng trong trường hợp cấp dưới trình cấp trên để xin ý kiến về một vấn đề nào đó, để thể hiện tính thứ bậc trong quan hệ quản lý hành chính, người soạn thảo sáng tạo thêm nguyên tắc “Tờ trình phải có kính gửi, ghi tên các cơ quan nhận văn bản” bên dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nguyên tắc này cũng được áp dụng trong giấy mời với lập luận: giấy mời không có dòng “kính gửi” thì không biết gửi cho ai: Công văn là văn bản hành chính không có tên loại dùng để trao đổi thông tin, hướng dẫn, trả lời, thăm hỏi, đôn đốc, nhắc nhở... giữa các cơ quan, tổ chức, việc xác định ký hiệu cho công văn là vấn đề đáng bàn.

Theo quy định của Thông tư 55 thì nguyên tắc ghi ký hiệu công văn “tên cơ quan ban hành văn bản - đơn vị, hoặc bộ phận soạn thảo văn bản”, nhưng thực tế, ký hiệu công văn thường được ghi theo nguyên tắc “CV – tên cơ quan ban hành văn bản”. Vấn đề xác định tên cơ quan chủ quan chủ quản cấp trên vẫn đang tranh luận sôi nổi. Ví dụ: Trường Mầm non Hoa Huệ đóng trên địa bàn phường Trung Tâm – thị xã Nghĩa Lộ, vậy tên cơ quan chủ quản trực tiếp cấp trên trong văn bản của nhà trường đề là Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Nghĩa Lộ hay UBND thị xã Nghĩa Lộ! Các văn bản của UBND cấp xã hầu hết đều ký TM (thay mặt), ở đây người tham mưu soạn thảo văn bản chưa xác định được trong trường hợp nào thì chủ tịch, phó chủ tịch UBND được ký thẩm quyền chung, trường hợp nào được ký thẩm quyền riêng... Trên đây chỉ là một vài trường hợp trong muôn vàn trường hợp sáng tạo thể thức văn bản hành chính khác với quy định của Thông tư 55.

Thiết nghĩ, để khắc phục được những sai sót trên trong soạn thảo văn bản hành chính, mỗi cá nhân, tổ chức cần tổ chức học tập, quán triệt Thông tư 55 một cách có hiệu quả đến từng thành viên. Đồng thời các cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư, tư pháp cần tăng cường kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong phạm vi quản lý của mình.

Ngọc Mậu