Hồ sơ người có công mang tính nhân chứng lịch sử phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và tri ân những người có công đối với đất nước; lưu trữ các chứng cứ pháp lý phục vụ hoạt động giải quyết chế độ, kiểm tra, thanh tra. Trước đây, hồ sơ người có công được sắp xếp và lưu trữ theo loại đối tượng, mỗi loại được lưu vào túi có màu riêng, đánh số thứ tự, sắp xếp cố định trên kệ trong kho, có sổ đăng ký hồ sơ và quản lý bằng phần mềm Excel thống nhất từ tỉnh xuống huyện. 

Khi cần tra cứu, sao lục hoặc thẩm tra hồ sơ để giải quyết các chế độ, cán bộ phải xuống kho, tìm số hồ sơ qua phần mềm, khi xong việc phải trả đủ hồ sơ về kho. 

Chị Bùi Hoa Hậu - cán bộ phụ trách lĩnh vực người có công, Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội huyện Văn Yên cho hay: "Quy trình tra cứu, quản lý hồ sơ thủ công tốn nhiều thời gian, không khoa học, dễ nhầm lẫn, thất lạc, chưa kể qua nhiều lần tra lục để giải quyết cho các đối tượng và thời gian quá lâu khiến hồ sơ dần bị rách, nhàu nát, mờ mực, khó tra cứu. Nếu không may bị hủy hoại do thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi, ảnh hưởng rất lớn đến quá trình lưu trữ, tra cứu thông tin. Mặt khác, số lượng người hưởng chính sách đông, khối lượng hồ sơ lưu trữ nhiều và liên tục được bổ sung; cập nhật thường xuyên”.

Trước thực trạng này, từ tháng 11/2017, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã triển khai thực hiện Dự án "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ và thực hiện chính sách ưu đãi người có công với cách mạng trên địa bàn tỉnh”. Hết năm 2018, Sở đã thực hiện xong việc số hóa và cập nhật hồ sơ của nhóm đối tượng người có công và nhóm đối tượng khác với tổng số gần 86.000 hồ sơ; hàng năm, liên tục được cập nhật, bổ sung hồ sơ phát sinh lên hệ thống phần mềm. Đến nay, tỉnh đang quản lý và thực hiện chính sách cho gần 112.000 hồ sơ người có công và người hoạt động kháng chiến với 98,5% hồ sơ đã được số hóa. 

Đồng chí Phạm Tuấn Chung - Phó Giám đốc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cho biết: "Việc ứng dụng công nghệ thông tin, mã số hóa hồ sơ người có công nhằm hiện đại hóa công tác bảo quản, lưu trữ lâu dài, kéo dài tuổi thọ cho hồ sơ gốc. Phần mềm đã phát huy tốt tính năng tra cứu, tìm kiếm thông tin của từng loại đối tượng, không cần mất thời gian tìm kiếm hồ sơ gốc; xem được hồ sơ gốc bằng bản scan; in được trích lục hồ sơ, danh sách quản lý đối tượng; quản lý hệ thống hồ sơ người có công theo đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã và theo từng loại hồ sơ, đối tượng. Nhờ đó, thuận tiện, khoa học trong việc quản lý và rút hồ sơ để giải quyết chế độ chính sách cho đối tượng…”. 

Năm 2020 và 6 tháng đầu năm 2021, Sở đã tiếp nhận và giải quyết chế độ chính sách cho 1.194 hồ sơ, trong đó, tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước hạn đạt 97,8%, không có hồ sơ quá hạn.

Việc khai thác hồ sơ lưu trữ ở dạng giấy chuyển sang khai thác dạng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian đi lại của người dân, bảo đảm cung cấp nhanh, chính xác các thông tin liên quan trong hồ sơ của người có công mà thông qua đó còn giúp cho ngành thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước bằng ứng dụng công nghệ thông tin, hướng đến hòa nhập với xu thế hiện đại hóa nền hành chính, xu thế của Chính phủ điện tử.

Nguyễn Anh