Cả tỉnh chỉ có 2 phòng công chứng gồm: Phòng Công chứng số 1 tại thành phố Yên Bái và Phòng Công chứng số 2 ở thị xã Nghĩa Lộ. Từ khi Luật Công chứng có hiệu lực, việc công chứng bản sao giấy tờ chính, chứng thực chữ ký do các phòng công chứng thực hiện trước đây đã chuyển giao UBND các phường, xã và phòng tư pháp huyện, thị, thành phố thuộc tỉnh thực hiện.

Theo đó, 2 phòng công chứng trở nên nhàn rỗi hẳn. Ngược lại, đối với cán bộ làm công tác tư pháp ở các xã, phường, thị trấn thì phải đảm đương thêm việc trong khi biên chế của tư pháp cấp xã, phường, thị trấn chỉ có một cán bộ nay vừa phải đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của công tác tư pháp, hộ tịch lại thêm công tác chứng thực.

Theo các văn bản quy phạm pháp luật như Bộ Luật dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở thì việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về bất động sản đối với tổ chức phải thực hiện tại phòng công chứng, còn hộ gia đình, cá nhân được quyền lựa chọn phòng công chứng hoặc UBND xã, phường nơi có đất thực hiện... Vì thế, dường như người dân đã chọn chứng thực tại UBND phường, xã nơi địa bàn mình nhiều hơn là đi công chứng tại các phòng công chứng.

Việc chứng thực các hợp đồng giao dịch, đặc biệt là các hợp đồng, giao dịch về đất đai, nhà ở là hết sức phức tạp, đòi hỏi người thực hiện chứng thực phải có trình độ am hiểu pháp luật mới đảm bảo cho các hợp đồng, giao dịch an toàn về mặt pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch, hạn chế tranh chấp, kiện cáo...

Trong khi đối với cấp xã, phường, thị trấn việc nhiều, người ít, trình độ am hiểu pháp luật còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế ít, tính chuyên sâu không cao do phải kiêm nhiệm nhiều việc. Chính vì thế, các hợp đồng giao dịch chưa chặt chẽ, nhiều sai sót. Việc đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng khó đảm bảo nếu xảy ra tranh chấp thì tỷ lệ huỷ hợp đồng giao dịch là rất lớn. Trong quá trình kiểm tra của Sở Tư pháp về công tác chứng thực tại các xã, phường, thị trấn đã phát hiện khá nhiều sai phạm. Ví dụ như một hợp đồng giao dịch về thế chấp quyền sử dụng đất ở thị trấn Yên Bình (huyện Yên Bình), toàn bộ phần chứng thực thoả thuận của các bên cũng như cam kết không được ghi đầy đủ, bản chứng thực không có số và cũng không được vào sổ...

Tuy nhiên, hợp đồng đã có chữ  ký của Chủ tịch UBND thị trấn và đóng dấu. Chính sự thiếu chặt chẽ của việc chứng thực ở cơ sở và việc được quyền lựa chọn nơi chứng thực hay công chứng theo quy định của Luật mà đã có những kẽ hở để khách hàng lách luật. Cụ thể, có những hợp đồng không được phòng công chứng chấp nhận như: phát hiện có dấu hiệu bằng giả, chưa có đủ chữ ký của cả vợ cả chồng đối với tài sản khi vợ chồng ly hôn, hoặc người lập di chúc còn sống... công chứng viên không chấp nhận hợp đồng. Nhưng khi khách hàng bị từ chối họ lại dễ dàng được chứng thực ở một địa điểm khác như: xã, phường hay phòng tư pháp các huyện, thị, thành phố.

Mặt khác, đối với cấp xã, phường, thị trấn chỉ làm công tác chứng thực 3 ngày/ tuần rất bất lợi cho khách hàng khi cần làm hợp đồng giao dịch lại phải chờ đến ngày làm việc theo quy định. Chính bản thân người viết bài này đã một lần đến chứng thực tại phường Yên Ninh (thành phố Yên Bái). Buổi sáng tới làm nhưng chiều mới được nhận bản chứng thực vì Chủ tịch UBND phường bận họp không lấy được chữ ký... Tất nhiên là các khách hàng khác cũng đều chịu cảnh như vậy và chắc chắn lý do đó không phải chỉ xảy ra một lần.

Một chứng thực của UBND thị trấn Yên Bình, huyện Yên Bình không điền đầy đủ các yêu cầu rất khó để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.

Một tồn tại khác đó là, mặc dù số việc mà UBND các xã, phường, thị trấn đảm nhận là rất lớn nhưng số thu lại rất thấp. Chẳng hạn, qua đợt kiểm tra của Sở Tư pháp về công tác chứng thực, hộ tịch tại phường Nguyễn Thái Học (thành phố Yên Bái), báo cáo nêu rõ: năm 2007, UBND phường đã chứng thực 126 hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thu 1,5 triệu đồng. Đây là một con số rất thấp so với định giá phải thu về giá trị của hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Khi được hỏi vì sao số việc lớn mà số thu đạt thấp. Cán bộ phường trả lời vì có những người là cán bộ trong phường hoặc tổ dân phố nên không thu(!?)

Hay con số báo cáo của phường Đồng Tâm (thành phố Yên Bái): năm 2007 chứng thực 512 văn bản liên quan đến quyền sử dụng đất thu 19 triệu 580 nghìn đồng, song trong quý I/2008 chứng thực 129 văn bản liên quan đến quyền sử dụng đất nhưng chỉ thu 2 triệu 333 nghìn đồng.

Công tác chứng thực tại các phường, xã, thị trấn là như thế, còn đối với các phòng công chứng thì sao? Tại Phòng Công chứng số 1 tại ngay sát phường Đồng Tâm – thành phố Yên Bái từ sáng đến 10h30 các công chứng viên ngồi chơi, tán gẫu, người thì chơi điện tử giết thời gian, không một khách hàng. Cho mãi đến 11h kém thì  mới có một khách hàng duy nhất. Như vậy, với ở cả 2 phòng công chứng với 10 cán bộ, viên chức trong đó có 5 công chứng viên, các công chứng viên đều có trình độ cử nhân luật, làm việc chuyên trách thì lại không có việc làm.

Ông Đậu Bá Hồng - Trưởng phòng Công chứng số 1 nói ví von: “Nếu như trước đây sức vóc chúng tôi chỉ gánh được 50 kg thì đã phải gánh cố tới 80 kg thậm chí là 90 kg nhưng từ khi Luật Công chứng có hiệu lực công việc san sẻ cho các xã, phường thì chúng tôi chỉ còn phải gánh 30 - 40 kg.

Ngược lại, gánh nặng đang dồn lên vai các xã, phường... Nên chăng để hợp lý và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của các phòng công chứng hiện có, UBND tỉnh ra quyết định điều chỉnh như: giao việc thực hiện các hợp đồng, giao dịch về đất đai, nhà ở trên địa bàn các xã, phường thị trấn thuộc thành phố Yên Bái và thị xã Nghĩa Lộ cho Phòng Công chứng số 1 và số 2 đóng trên địa bàn.

Đối với các hợp đồng, giao dịch về đất đai, nhà ở các xã, thị trấn thuộc các huyện khác do cá nhân lựa chọn hình thức công chứng tại phòng công chứng hoặc chứng thực tại địa phương. Như thế, vừa đáp ứng được yêu cầu về thời gian, bảo đảm an toàn pháp lý cho các tổ chức cá nhân trong giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại... đồng thời cũng giảm bớt áp lực công việc cho cơ sở”.

Cũng về vấn đề này, trong buổi làm việc với tỉnh Yên Bái mới đây, Bộ trưởng Bộ Tư pháp Hà Hùng Cường thừa nhận những bất hợp lý của các phòng công chứng tại Yên Bái cũng giống ở hầu hết các tỉnh. Quan trọng là, Sở Tư pháp phải kịp thời làm công tác tham mưu cho tỉnh để có thể tháo gỡ như một số tỉnh đã làm.

Thiết nghĩ, đề nghị trên cũng là một giải pháp mà UBND tỉnh cần nghiên cứu, xem xét để có những điều chỉnh hợp lý nhất cho công tác công chứng và chứng thực trên địa bàn mà vẫn bảo đảm Luật Công chứng.

Ngọc Tú