Theo ông Nguyễn Văn Khiêm, Trưởng phòng Nội vụ thị xã Nghĩa Lộ, công tác soạn thảo văn bản hiện nay còn nhiều bất cập. Thứ nhất, các cơ quan, đơn vị chưa hiểu rõ khái niệm thế nào là văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật dẫn đến tình trạng văn bản ban hành còn sai sót về mặt hình thức và nội dung.

Thứ hai, do văn bản cấp trên gửi xuống các đơn vị trực thuộc có sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nhưng các cơ quan cấp dưới lại căn cứ thể thức văn bản của cấp trên để áp dụng cho văn bản của đơn vị mình, đây là lỗi sai sót hệ thống từ cấp trên đến các đơn vị ở cơ sở.

Thứ ba, nhiều đơn vị không phân biệt được đối tượng điều chỉnh thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản trong Thông tư liên tịch số 55 năm 2005 của liên bộ Văn phòng Chính phủ - Bộ Nội vụ và Thông tư số 01 của Bộ Nội vụ năm 2011 hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính dẫn đến trình trạng thể thức văn bản còn có nhiều lỗi sai sót như hiện nay.

Nhiều đơn vị khẳng định thể thức văn bản theo Thông tư 55 năm 2005 đã không còn hiệu lực. Điều này chỉ đúng một phần bởi theo Thông tư số 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ thì đối tượng điều chỉnh là văn bản hành chính, còn văn bản quy phạm pháp luật vẫn áp dụng theo Thông tư 55. Nhiều tờ trình, giấy mời theo quy định không có phần kính gửi dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản nhưng lãnh đạo các đơn vị ban hành văn bản lý luận: “Giấy mời phải có kính gửi, nếu không có kính gửi thì không biết gửi ai. Theo truyền thống tôn trọng cấp trên của người Việt Nam thì cấp dưới phải kính trình cấp trên xin ý kiến chỉ đạo một vấn đề cụ thể, nếu tờ trình không có kính gửi thì thể hiện sự không tôn trọng thứ bậc trong quản lý hành chính”.

Nhiều đơn vị “sáng tạo” ra thể thức văn bản mới “Nội dung phát động thi đua, quy chế hoạt động cơ quan, quy ước”. Những nội dung văn bản đó đúng ra phải được thể hiện dưới hình thức một công văn, quyết định, thông báo nhưng thấy trích yếu nội dung văn bản như vậy các đơn vị liền đặt tên văn bản trùng với trích yếu nội dung.

Theo Thông tư số 55 năm 2005 có 25 loại văn bản hành chính, còn Thông tư số 01 năm 2011 bổ sung thêm 10 văn bản hành chính nữa. Trong đó có một số văn bản mới cần được hiểu rõ trường hợp nào được áp dụng. Ví dụ: “Thư công” dùng để thăm hỏi, động viên, chúc mừng, chia buồn, chỉ có chức vụ, chữ ký của người gửi thư, không đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành thư công, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, bản ghi nhớ… là một số nội dung cần được lưu ý trong quá trình soạn thảo văn bản. Một vấn đề nữa cần đề cập đến là do thói quen của nhiều lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiêm bí thư chi bộ việc soạn thảo văn bản đôi khi còn nhầm lẫn về thể thức văn bản giữa chính quyền và Đảng. Ở đây cần phân biệt rõ thể thức văn bản của Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quy định, văn bản hành chính do Bộ Nội vụ quy định.

Câu chuyện về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản là một câu chuyện cũ nhưng tính thời sự vẫn còn hiện hữu trong từng cơ quan, đơn vị. Thiết nghĩ để giải quyết vấn đề trên, các đơn vị chức năng cần tăng cường hơn nữa việc hướng dẫn cụ thể nội dung của Thông tư số 05 năm 2005 và Thông tư số 01 năm 2011, đặc biệt là sự phối hợp trong triển khai thực hiện giữa hai ngành tư pháp và nội vụ.

Ngọc Mậu - Hạnh Liên